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労務・人事Q&A

<会議成功のポイントとコツ〜ファシリテーション会議>


社員から、創意工夫や改善案を出していくためには、参画意識が高まるような手段が会社に必要になってきます。その参画意識を高める有効な手段が、 ファシリテーションという名の会議術です。ファシリテーションがある話し合いの場合、誰かの意見が無視される事はありません。誰のどんな意見でも、いったんは受け入れられます。最終的に意見が採用されなくても、きちんと、その採用されない理由の説明があれば、意見を言った側も納得が出来ます。また、そうした事により、会社と社員に双方向の交流が生まれ、仕事に対するおもしろみが出てくるのです。


Q、会議の運営に必要な基本的な能力があると聞きました。それはどのようなものですか。

A、ファシリテーション型の会議運営に欠かせない7つのスキルと呼ばれているものがあります。7つのスキルとは、@計画のスキルA場作りのスキルB傾聴のスキルC記録するスキルD観察のスキルE対立に介入するスキルFまとめと実行のスキルです。 簡単にこのスキルを説明すると、会議の運営の計画を作成すること。ふんいきの良い場をつくりながら進行させること。会議中は、発言者の話を尊重しながら聴くこと。記録を残してテーマに沿って話し合いをすること。発言内容や参加者の態度を観察すること。意見の対立も前向きに調整すること。会議の決定事項を実行案までまとめることです。


Q、会議の準備で大切なことを教えてください

A,会議の準備で一番大切なことは、充分に計画をすることです。まず、その会議の目的をはっきりと決めておきます。どのようなことを情報共有するのか、何を決定するのかという目的を決めておきましょう。次に、討議をするテーマを事前に決定して、進行予定を計画しておかなければなりません。テーマごとの時間配分や休憩時間なども計画表で作成しておきます。いわゆる会議のシナリオの作成です。事前に計画を作成しながら、途中で意見が分かれたときの対応なども予測しておきます。 会議がうまくできないのは、この計画が全くないからです。計画がないので、会議の生産性が低く、何も決まらない会議になるのは当然です。


Q、会議で上司がいると意見を言いづらい雰囲気があります。

A、会社には、それまでに作り上げられた風土があります。会議でもそれが出てきます。余計なことは言わない風土、上司の発言には反対できない風土などです。これらが暗黙のルールになっています。 会議を実りあるものにするためには、守って欲しいルールを新しく構築しなければなりません。「発言は最後まで聞く」「発言者個人への批判や攻撃はしない」「部門の立場を忘れる」などの会議のグランドルールを作成しましょう。これらを紙に書いて会議室に張り出し、会議前に確認するというのも一つの手です。 もし、自分たちだけではうまくできない場合は、会議コンサルティングを受けることもきっかけになります。風土改革は内部の人間だけだと難しいものだからです。


Q、プロジェクト会議のリーダーを任されました。成功させたいプロジェクトです。初回の会議で注意することを教えてください。

A、プロジェクトを成功させるためには、みんなが安心して意見を出し合える場のふんいきを作ることがポイントになります。参加者がお互いに緊張していたり、警戒心を持っていたりすると自由に意見を言うことができません。リーダーには参加者がリラックスして話しやすいふんいき作ることが求められます。 
  そのようなときに有効なテクニックとして、「チェックイン」というやり方があります。これは自己紹介だけでなく、「最近、一番うれしかったこと」など、一言ずつ話をする機会を持つことです。このようなやり方で、最初に全員が発言する機会をつくりましょう。それをお互いが受け入れることによって、後からのプロジェクト会議への参加度が違ってきます。これは、通常のマンネリ気味の会議や意見の出ない会議でも効果を発揮します。


Q、会議中に、場の雰囲気が固くなったと感じることがあります。どう対応したら良いでしょうか。

A、そのようなときは、「アイスブレーク」を行いましょう。会議中に簡単な体操やストレッチをしたり、ペアとなってお互いのマッサージをしたりすると、その後の会議がスムーズに進行することがあります。「アイスブレーク」の前と後では場の空気が変わることを感じることができるでしょう。会議だけでなく、社員研修でも有効です。受講者が眠くなるような時間帯に「アイスブレーク」を入れるのです。すると受講者がリフレッシュするので、集中して研修を受講することができます。


Q、会議室の机の配置の変更をしたら効果があると聞いたことがあります。本当でしょうか。

A、大きな効果があります。議論のタイプに合わせた会議室のレイアウトを検討してみましょう。お互いの距離が離れるほど、心理的距離は遠くなるという原則があります。全員の意見を聞くような会議では、丸テーブルを使うか、ロの字に机を配置すると意見が出やすくなります。また、全体では意見が出ないときなどは、小グループに分けて意見交換をするとうまく意見が引き出せるケースもあります。


Q、会議の司会進行役をすることになりました。うまく会議を進める心構えを教えてください。

A、発言者の目を見ながら話を聴き、ときおり、大きくうなずきながら意見を引き出すようにしましょう。うなずきは、相手の発言に対する承認や同意を示し、発言者に大きな安心感を与えます。大きく上半身を発言者に向けてうなずいて話を聴くと、よりいっそう効果的です。 また、司会進行役はマイナスのメッセージを出さないようにしなければなりません。首をかしげたり、眉をひそめたりすると、発言者も含めて会議の参加者は、否定的な態度と受け止めます。そのような態度を見せられると、会議では意見が出せなくなります。 特に、司会進行役(又はその他の管理職)が、反論をしてしまうと会議では意見が出なくなります。発言者に対する頭ごなしの説教や安直なアドバイスをされたら、本人も含めて参加者は言わなければ良かったという気持ちになるからです。司会進行役は中立の立場で話しを進めるのがファシリテーションの原則です。


Q、会議に慣れていない社員ばかりです。報告をうまくさせる方法や意見を引き出す方法はありますか。

A、話の合間にときどき「あいづち」を打つことで、発言者の意見を引き出す事ができます。会議の目的の一つに部下の育成があります。部下の育成が得意な上司は、この「あいづち」が普段の仕事の会話の中でも上手です。例えば、上司が部下の話を受け止める「なるほど!」や、話を促す「それで?」、感動を表す「すばらしい!」などの一言です。会議の中でも司会進行役や質問者がこの言葉を使うと意見を引き出すことができます。 また、とっておきのアドバイスですが、事前に懇意な出席者に会議での発表を依頼しておく方法があります。なかなか意見や発表が出そうにないと予測される会議では、このような仕掛けも必要です。店舗で何かうまく行ったことなどをテーマに依頼すると喜んで話してくれるものです。

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